Warum Excel attraktiv ist
Excel ist aus guten Gründen der Standard. Es ist in Software enthalten, die Sie ohnehin haben, alle können es bedienen, es braucht weder Registrierung noch Schulung, und ein Inventar mit 50 Zeilen funktioniert darin wirklich gut. Wenn Ihr Labor klein ist, Ihre Bestandsliste stabil bleibt und eine disziplinierte Person die Datei pflegt, kann eine Tabelle Ihnen jahrelang dienen. Dieser Artikel ist kein Plädoyer gegen Excel – er zeigt, wo seine Grenzen tatsächlich liegen.
Typische Schwachstellen
Die Probleme zeigen sich vorhersehbar, wenn ein Labor wächst:
- Gleichzeitige Bearbeitung. Zwei Personen öffnen die Datei, beide speichern, ein Teil der Änderungen verschwindet unbemerkt. Sperren auf dem gemeinsamen Laufwerk und Dateinamen wie „final_v7_NEU.xlsx“ sind Symptome davon.
- Kein Verlauf. Eine Menge stimmt nicht; niemand kann sagen, wer sie wann und warum geändert hat. Ohne Aufzeichnung der Bewegungen lassen sich Abweichungen nicht erklären.
- Verfall ist eine Datumsspalte, kein System. Nichts macht auf eine abgelaufene Charge aufmerksam, solange niemand die Spalte sortiert – und sortiert wird erst, wenn etwas schiefgeht.
- Lagerorte stehen in Textfeldern. „Gefrierschrank 2, zweites Regal, hinter den Puffern“ kann nur finden, wer es eingetippt hat.
- Eine einzige zuständige Person. Wenn die Person geht, die die Datei versteht, geht das Inventar mit ihr.
Verfallsüberwachung in einer Tabelle
Mit bedingter Formatierung und Disziplin lässt sich der Verfall in Excel verfolgen. Das Problem: Der Verfall muss je Charge verfolgt werden, während Tabellen meist eine Zeile pro Produkt führen – die zweite Flasche eines Reagenz erbt also das Datum der ersten, oder Chargen bekommen eigene Zeilen, die die Mengensummen durcheinanderbringen. Spezialisierte Systeme vermeiden das, indem sie die Charge zur Einheit machen, die das Verfallsdatum trägt; unser Leitfaden zum Reagenzien-Verfall erklärt den Ansatz auf Chargenebene.
Lagerorte nachverfolgen
Fragen zur Lagerung („Wo ist das restliche Kanamycin?“) brauchen strukturierte Lagerorte: eine Hierarchie aus Raum → Gefrierschrank → Regal, mit Beständen, die an einen Platz gebunden sind. In einer Tabelle wird daraus Freitext, und der funktioniert, bis die Person im Urlaub ist, die „FRZ-2/B hinter Puffern“ geschrieben hat.
Nachvollziehbarkeit und Verlauf
Eine Tabelle hält ihren aktuellen Zustand fest, nicht ihre Vergangenheit. Sobald mehrere Personen vom Inventar abhängen, braucht die Frage „Was ist mit diesem Bestand passiert?“ ein echtes Protokoll – Bewegungen mit Zeitstempeln, keine Datei voller überschriebener Zellen.
Was beim Umstieg zu beachten ist
Der Abschied von der Tabelle ist leichter, als er sich anfühlt, denn Ihre Datei enthält bereits den schwierigen Teil – die Daten:
- Bereinigen Sie die Liste auf eine Zeile pro Artikel, mit Spalten für Menge, Einheit, Lagerort, Lieferant und Verfall, soweit vorhanden.
- Importieren Sie per CSV und prüfen Sie die Validierungsvorschau, bevor etwas geschrieben wird.
- Entscheiden Sie, was ein Artikel und was eine Charge wird; der Verfall wandert zu den Chargen.
- Laden Sie das Team mit passenden Rollen ein, und überlassen Sie das Nachhaken den Hinweisen zu niedrigem Bestand und Verfall.
Die meisten Labordaten lassen sich vorab an einem Nachmittag in der Tabelle in Form bringen – die kostenlose CSV-Inventarvorlage bietet ein Ausgangsformat.
Das ehrliche Fazit
Wenn eine Person eine kleine, stabile Bestandsliste für gelegentliche Nutzer pflegt, ist Excel in Ordnung. Wenn mehrere Personen täglich verlässliche Antworten brauchen, funktioniert die Tabelle bereits nicht mehr, auch wenn noch nichts sichtbar kaputtgegangen ist. Ein fokussiertes Werkzeug wie Software für die Inventarverwaltung im Labor behebt die genannten Schwachstellen, ohne zu einem Enterprise-System zu werden – und wenn Sie stattdessen ein vollständiges LIMS erwägen, lesen Sie den Vergleich zur LIMS-Alternative.